Tips

Tips voor het vermijden van openstaande facturen

29 aug. 2022

Veel ondernemers hebben te maken met openstaande facturen. Wachten op betalingen kan een bottleneck vormen voor jouw eigen plannen, dus voorkomen is in dit geval beter dan genezen. Hier vind je drie tips voor het voorkomen van openstaande facturen.

3 tips voor het voorkomen van openstaande facturen - ondernemers in overleg

Openstaande facturen

Als ondernemer verstuur je waarschijnlijk facturen naar afnemers. In een ideale wereld worden je facturen direct betaald, zodat jij je administratie kunt bijwerken en je werkkapitaal op peil kunt houden. In de praktijk kampen veel ondernemers echter met (lang) openstaande facturen, bijvoorbeeld door lange betalingstermijnen of klanten die simpelweg niet op tijd betalen. Hoewel het niet te voorkomen is dat er een aantal facturen open staat, kun je er wel voor zorgen dat aan jouw kant alles erop gericht is die betaling zo snel mogelijk binnen te halen.

Hoe voorkom je openstaande facturen?

Het voorkomen van openstaande facturen begint bij goed debiteurenbeheer. Hoewel je het gedrag van je debiteuren niet kunt voorspellen, zijn er wel een paar tips die je kunnen helpen bij het op tijd innen van de betalingen.

1. Korte lijntjes

De eerste stap is direct een belangrijke: verstuur je facturen direct na het leveren van je diensten of producten en communiceer hierbij duidelijk de voorwaarden. Je kunt netjes vermelden wat de betalingstermijn is en via welke kanalen het geld overgemaakt mag worden. Vermeld daarnaast altijd de betalingstermijn op de factuur. Doe je dit niet, dan mag de afnemer uitgaan van de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Vergeet uiteraard niet de overige betaalspecificaties op de factuur te zetten.

2. Duidelijke communicatie

De volgende stap in het managen van je betalingen, is het opstellen van duidelijke communicatie volgens een vast schema. Afhankelijk van het type onderneming dat je runt en wat in jouw bedrijfstak gebruikelijk is, kun je ervoor kiezen een betalingsherinnering te versturen op vaste momenten, bijvoorbeeld na 14 dagen en vlak voor het verstrijken van de betalingstermijn.

Zorg er ook voor dat er een officieel proces is in gevallen van vertraagde betalingen of wanbetaling. Communiceer altijd duidelijk wat de consequenties zijn indien er niet (op tijd) betaald wordt, zoals een boete voor iedere dag dat de betaling te laat is. Je kunt er tot slot voor kiezen een incassobureau in te schakelen voor extreme gevallen, maar bedenk wel dat dit de relatie met je klant niet ten goede komt en enkel ingezet moet worden als laatste redmiddel.

3. Creatieve oplossingen

(Te) lang wachten op een betaling is natuurlijk nooit leuk, maar soms is het met een beetje creativiteit toch mogelijk samen tot een oplossing te komen. Vaak is het goed mogelijk het gesprek aan te gaan met afnemers die (vaak) laat betalen. Wellicht wachten zij zelf op betalingen waardoor bepaalde momenten in de maand beter uitkomen voor het voldoen van facturen dan andere. Mogelijk helpt het daarnaast om verschillende betaalmethodes aan te bieden. Of misschien kun je overeenkomen dat afnemers een korting ontvangen als zij bereid zijn sneller te betalen.

In veel gevallen is het op deze manier mogelijk tot een compromis te komen, zonder dat je direct een incassoprocedure hoeft te starten. Bijkomend voordeel is dat je op deze manier waarschijnlijk een betere relatie met je afnemers onderhoudt; persoonlijk contact wordt altijd meer gewaardeerd dan standaardcommunicatie.

Blijvend werkkapitaaltekort opvangen

In sommige sectoren zijn openstaande facturen een blijvend probleem, vanwege (extra) lange betalingstermijnen. In bijvoorbeeld bouw- of productiebedrijven is het gangbaar langere termijnen te hanteren, vanwege de langere doorlooptijd van projecten. Termijnen kunnen hierbij oplopen tot 60 of zelfs 90 dagen. Zelfs met goed debiteurenbeheer voorkom je in dat geval niet dat je lang op je geld moet wachten.

Geldt dit voor jouw onderneming? Dan kun je overwegen de inkomsten waarop je wacht voor te financieren met een zakelijke lening of overbruggingskrediet. Op deze manier heb je direct toegang tot je inkomsten en hoef je niet langer te wachten op klantbetalingen om verder te kunnen met ondernemen.

Een andere manier om het tekort aan werkkapitaal op te vangen is door je btw voor te financieren. Zo vang je een grote kostenpost op en kun je het overgebleven kapitaal aan andere zaken besteden.

Bekijk de mogelijkheden

Facturen verkopen

Een andere oplossing voor het opvangen van een liquiditeitstekort door openstaande facturen, is facturen verkopen aan een factoringmaatschappij. Er bestaan verschillende vormen van invoice financing, waaronder traditionele en american factoring. Het is zowel mogelijk om losse facturen voor te laten schieten, of je debiteurenbestand volledig uit handen te geven. Middels factoring worden jouw facturen de verantwoordelijkheid van de factoringmaatschappij, die ervoor zorgt dat je direct wordt uitbetaald. Daarnaast zijn je facturen vaak verzekerd tegen wanbetaling. Betaalt jouw klant niet terug, dan hoef jij het bedrag ook niet af te lossen bij de financier.

Wil je weten of jouw onderneming in aanmerking komt voor het financieren van facturen? Vul je gegevens in en ontdek binnen enkele minuten wat je opties zijn. We helpen je gratis en vrijblijvend met oriënteren.

Bekijk de mogelijkheden

Funding Options

Editorial Team

Editorial Team

)))

Elke maand handige tips en inzichten ontvangen?

Schrijf je hier in om onze maandelijkse update direct in je inbox te ontvangen.