Educatie

IT-materiaal: kopen of leasen?

12 mei 2020

In de spannende reis dat het ondernemerschap is, komt er vaak dat punt waarbij de werkdruk zo is toegenomen, dat het werven van personeel een noodzaak is geworden. En wat dan?

IT-materiaal: kopen of leasen?

In de spannende reis dat het ondernemerschap is, komt er vaak dat punt waarbij de werkdruk zo is toegenomen, dat het werven van personeel een noodzaak is geworden. En wat dan?

Tegen het licht van de corona-crisis lijkt thuiswerken wel ons nieuw normaal geworden. Nu Nederland langzaam opnieuw opengaat, stellen we vast dat kleinere ondernemingen gemakkelijk kunnen omschakelen naar een nieuwe manier van werken, zonder al te veel kopzorgen. Wel is het belangrijk om goed te blijven nadenken over het inrichten van alle technologische aspecten.

Kantoorruimte en materiaal om het kantoor te runnen, is een dure zaak. Daarbij maakt dan vaak, de fysieke ruimte ten na gelaten, het IT-materiaal de grootste kost uit. Die is dan meestal nodig om prettig en effectief te kunnen werken. Dat geldt ook voor de thuiswerkers.

Om die setup te organiseren, heb je de mogelijkheid om machine en software aan te kopen, of te leasen. Het leasen van cloud-based software is stilaan de norm, toch is het niet steeds de meest kosteneffectieve oplossing.

De keuze voor lease of aankoop, stoelt best op de rol die de technologie speelt voor jouw onderneming en hoe ‘hands-on’ je die technologie wil en wil kunnen moduleren.

De voornaamste afwegingen die je moet maken, sommen we op. 

1. Hoeveel kapitaal moet ik investeren in IT-materiaal?

IT-materiaal leasen is vooral populair bij kleinere en jongere bedrijven, omdat die ondernemingen vaak niet het benodigde kapitaal hebben om een ​​vloot van computers en software aan te schaffen.

Een dergelijke aankoop kan ernstige druk op jouw cashflow leggen. Meer gevestigde ondernemingen hebben vaker de mogelijkheid om dit ineens op te vangen met de maandelijkse omzet, dan nog kan het risico om onvoldoende financiële ruimte te hebben om huur en salarissen te betalen sterk doorwegen. 

Hoewel IT-leasing op de lange termijn misschien wel duurder uitvalt, de onmiddellijke effecten op jouw cashflow zijn kleiner, omdat betalingen worden gespreid over de schijven van de lease (meestal op maandelijkse basis). Op die manier komt kapitaal vrij, dat kan worden besteed aan business development zodat jouw inkomsten verhogen tot een punt waarop de meerkosten van de lease gerechtvaardigd kan worden.

Beschikt jouw onderneming over voldoende kapitaal om de benodigde IT-materiaal aan te schaffen en voor de regelmatige upgrades die niet voorzienbaar zijn (hierover later meer)? Dan zal het kopen van apparatuur in zijn algemeenheid genomen vaak goedkoper zijn.

2. Welk concurrentievoordeel kan jij behalen door over de best beschikbare IT te beschikken?

Leasing geeft bedrijven toegang tot IT-materialen die anders geen optie zouden zijn, mochten deze op de reguliere manier rechtstreeks aan te schaffen zijn. Aangezien leasing je in staat stelt de betalingen voor bijvoorbeeld hard- en software te spreiden, kan je de tools alvast gebruiken om inkomsten te genereren en zodoende de (maandelijkse) betalingen op te vangen en het aangaan van het contract te rechtvaardigen.   

In industrieën waar technologie centraal staat – denk aan data science en analytics - kan dit aspect essentieel zijn voor succes.

Leasing geeft je ook een vrijheid rond het upgraden van IT, omdat je niet financieel gebonden bent aan datgene dat je hebt aangekocht. Dit kan een zeer belangrijke overweging zijn in een branche waar technologische innovaties zichzelf vlug opvolgen.

Als je een computer voor weinig meer gebruikt dan Office-tools en e-mail, hoef je jouw ‘technologiestack’ niet echt regelmatig te veranderen. Dan kan het kopen en bezitten van eigen hardware op lange termijn de voordeligste optie zijn.

3. Wat is jouw IT-strategie?

De manier waarop je IT-materiaal aanschaft, moet passen bij de algehele IT-strategie.

Terwijl je met leasing snel machines kunt in- en uitwisselen, betekent je eigen IT bezitten dan weer dat je machines kan aanpassen om aan specifieke behoeften te voldoen.

In (kleinere) bedrijven, waar rollen zeer verschillend van elkaar kunnen zijn, vereisen meestal slechts bepaalde functies een hele specifieke machine. In deze gevallen is het moduleren van de computers over het algemeen een goedkope oplossing dan het compleet vervangen van machines.

Als je IT-strategie er de voorkeur aan geeft dat IT in jouw bezit is, maar je niet over het vereiste kapitaal beschikt om ze te kopen, kan je mogelijks gebruik maken van een zakelijke lening om deze aankoop te financieren.

Leasing biedt vaak niet de mogelijkheid om specifieke modulering te doen.

Complexere IT-strategieën die zich richten op het integreren van de nieuwste innovaties in hun industrie in hun processen, zullen waarschijnlijk baat hebben bij de flexibiliteit van leasing.

4. Hoeveel IT-expertise huist jouw onderneming?

Het is goed om er ook even bij stil te staan dat, zodra je computers en andere IT-materialen aanschaft, je verantwoordelijk bent voor het onderhoud, problemen oplossen en upgrades.

Hoewel dergelijke producten vaak met garantie en ondersteuning gepaard gaan, zal je over het algemeen toch een aantal teamleden willen hebben die wat kennis bezitten rond hoe je problemen snel kunnen oplossen. Dit geldt met name voor de hard- en software die je dagelijks gebruikt. Het hebben van dergelijke kennis binnen het bedrijf, samen met IT die de je bezit, geeft een enorme flexibiliteit, vooral als het gaat om het oplossen van problemen.

IT leasen gaat in zekere zin samen het uitbesteden van de IT-afdeling. Hoewel dit IT-fixes kan vertragen, kan het voordelig zijn voor kleinere bedrijven die het zich niet kunnen veroorloven om IT-experts fulltime in dienst te nemen.

Wanneer je IT leaset, is de leasemaatschappij meestal verantwoordelijk voor het oppakken van problemen. Vaak mag je niet zelf aan de machines sleutelen.

Alles samen genomen, is er geen eenduidig ​​antwoord op de vraag of je IT-materiaal beter koopt of leaset. De juiste optie hangt samen met hoe je de technologie gaat gebruiken, hoeveel middelen je ter beschikking hebt en of je het onderhoud in huis wil houden.

Bedrijfsmiddelen financieren

Wil je IT materialen laten financieren? Wij bekijken graag samen met jou wat de mogelijkheden voor je bedrijf zijn.

Bekijk de mogelijkheden

Funding Options

Funding Options

Editorial team

)))

Elke maand handige tips en inzichten ontvangen?

Schrijf je hier in om onze maandelijkse update direct in je inbox te ontvangen.